Todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, que necessitem de um controlo de versões, datas, responsabilização, arquivo, etc. como os Procedimentos, Manuais, Matrizes ou outros, devem ser considerados "Documentos controlados" e como tal têm de obedecer a um conjunto de regras de normalização que são definidos em procedimento próprio que o modelo documentou como "PG-QUA02 Controlo de Documentos e Dados".

 Todos os Documentos Controlados são caracterizados pelos seguintes elementos:

1. Nome: Título do documento;
2. Número: Código atribuído de acordo com o standard de numeração de documentos e do formato embaixo;
3.  Número da versão: Todos os documentos quando são criados constituem a sua versão 01, sendo atribuído o número sequencial a cada uma das novas versões que ulteriormente vierem a ser adoptadas. O número da versão (Vn) é, normalmente, inscrito como sufixo do número do documento;
4. Aprovador: Entidade a quem é atribuída a autoridade para aprovar a criação ou alteração (nova Versão) do documento;
5. Lista de distribuição: Listagem dos Grupos/Pessoas que têm de ter conhecimento da existência do documento (tratam-se normalmente dos Utilizadores do documento);
6. Meios de acesso: Processo de acesso ao documento;
7. Arquivo versão em vigor: Indicação do local de arquivo da cópia controlada do documento (as cópias do documento eventualmente distribuídas em papel ou em suporte informático são consideradas Cópias Não-Controladas);
8. Arquivo versões obsoletas: Indicação do local de arquivo das versões desactualizadas do documento;
9. Arquivo ficheiro informático: Todos os documentos que dispõe de uma cópia informática estão identificados com o nome desse ficheiro para efeitos de arquivo informático. Este nome é baseado no número de documento respectivo;

O formato utilizado é  AA-BBBCC / Vn sendo:

 AA - Identificação do tipo de documento: Numa 1ª fase serão no mínimo os seguintes:

MA               Matriz

MG               Manual de Gestão 

PE                Procedimento Operacional Específico

PG               Procedimento Geral (Regras do Sistema Gestão Qualidade)

BBB – Área Organizacional emissora do documento, podendo ser (por exemplo):

               ADM              Administração

               DAF               Direcção Administrativa e Financeira

COM              Direcções Comerciais;

QUA             Área da Qualidade e Desenvolvimento;

CC: Número sequencial de 01 a 99;

Vn: Versão sendo n o nº sequencial da versão.