O levantamento da estrutura organizacional é dos processos operacionais é o primeiro passo do desenvolvimento do seu Sistema de Gestão da Qualidade. Resulta de um conjunto de reuniões com os quadros da empresa na lógica da estrutura formal existente na organização (organograma) e onde são utilizadas ferramentas que o modelo inclui:

Nestas reuniões deve-se utilizar um formulário que vai sendo preenchido com caixas onde as unidades da estrutura formal deverão identificar todos os processos de trabalho que lhe estão atribuídos:

No exemplo apresentado identificam-se já dois processos típicos da Direcção Geral e da área organizacional que coordena as funções da Qualidade e Desenvolvimento. Por questões de metodologia é seguida a normalização NP EN ISO 9001 e por isso cada processo é integrado nas 5 grandes funções daquele normativo (Requisitos da Documentação, Responsabilidade da Gestão, Gestão de Recursos, Realização do Produto e Medição, Análise e Melhoria).

Como resultado obteremos uma "sinopse" organizativa global cuja extensão, complexidade e clareza fornecerão indicações para um diagnóstico que permite a preparação dum plano de implementação completo do desenvolvimento de todo o sistema, incluindo tarefas e prazos de execução, como o exemplo que se segue: