Após a definição dos processos que competem a cada unidade operativa, há que descrever esses processos de forma sistemática definindo para cada um o objectivo do processo, cada uma das suas etapas ou tarefas, os output dessas etapas, a responsabilidade de cada tarefa, os controlos sobre as mesmas e os registos que derivam das execuções operacionais.

Os Sstema de Gestão da Qualidade determinam que a cada processo corresponda um procedimento escrito que o defina. Para que essa definição seja normalizada a descrição deve obedecer á Matriz de Procedimentos e á sua normalização, cujo modelo de 7 páginas é apresentado e explicado nos artigos abaixo, descritos como "PG-QUA01 Normalização de Procedimentos".

O conjunto de todos os procedimentos da organização constitui o Manual de Procedimentos. 

O modelo do Sistema de Gestão da Qualidade normaliiza a referência de todos os seus documentos com um nome, número e versão unica que permitem o seu controlo. Sobre os detalhes dessa normalização deve ser lido o artigo "Controlo de Documentos" apresentado nesta secção.