Todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, que necessitem de um controlo de versões, datas, responsabilização, arquivo, etc. como os Procedimentos, Manuais, Matrizes ou outros, devem ser considerados "Documentos controlados" e como tal têm de obedecer a um conjunto de regras de normalização que são definidos em procedimento próprio que o modelo documentou como "PG-QUA02 Controlo de Documentos e Dados".

Após a definição dos processos que competem a cada unidade operativa, há que descrever esses processos de forma sistemática definindo para cada um o objectivo do processo, cada uma das suas etapas ou tarefas, os output dessas etapas, a responsabilidade de cada tarefa, os controlos sobre as mesmas e os registos que derivam das execuções operacionais.